Datenschutzhinweis

Für private Konten.

Kurzfassung

Zeami zeichnet auf, wie ein Computer genutzt wird, um Ihnen zu zeigen, wohin Ihre Zeit geht. Während die Aufzeichnung läuft, erfasst Zeami die genutzten Anwendungen und Fenster, Seitentitel und Webadressen, wie viel Sie klicken und tippen (nie welche Tasten), regelmäßige Bildschirmfotos und, wenn Sie es eingeschaltet lassen, was Sie kopieren und einfügen. Passwörter und andere Zugangsdaten werden auf Ihrem Gerät entfernt, bevor irgendetwas hochgeladen wird.

KI wandelt diese Aktivität in Arbeitsabläufe, Zeitsummen und Berichte um. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und wir zeigen keine Werbung.

Nichts wird nach Ablauf einer Frist gelöscht. Ihre Daten bleiben, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto schließen. Sie können die Aufzeichnung jederzeit anhalten und alles jederzeit löschen.

Der Rest dieses Hinweises enthält die Einzelheiten zu dieser Zusammenfassung.

Wer wir sind

Zeami wird hergestellt von der Djoubi GmbH, einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung deutschen Rechts mit Sitz in Kleve, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Kleve unter HRB 11864, Geschäftsanschrift Ilexweg 55, 50769 Köln, Deutschland. Für alles in diesem Hinweis schreiben Sie an support@zeami.io

Für wen dieser Hinweis gilt

Es gibt zwei Arten von Konten, die unterschiedlich behandelt werden:

• Sie haben selbst ein privates Konto erstellt. Wir entscheiden, wie die hier beschriebenen Daten behandelt werden, und dieser gesamte Hinweis gilt für Sie.
• Ihr Arbeitgeber oder eine andere Organisation hat Ihnen den Zugang gegeben. Diese Organisation entscheidet über die erfassten Daten. Sie bestimmt, was erhoben wird, wer es sieht und wie lange es aufbewahrt wird, und wir verarbeiten die Daten auf Weisung dieser Organisation. Maßgeblich ist deren eigener Hinweis zur Arbeitsplatzüberwachung, und Anfragen zu Ihren erfassten Daten richten Sie an diese Organisation, nicht an uns. Die Teile dieses Hinweises zu unserer Rolle als Dienstleister (Sicherheit, Unterauftragsverarbeiter) beschreiben weiterhin, wie wir die Daten in deren Auftrag behandeln.

Was die Anwendung erfasst, während die Aufzeichnung läuft

Die Aufzeichnung läuft erst, nachdem Sie sie gestartet haben, und nie, während sie angehalten ist. Unter macOS kann sie nicht starten, bevor Sie Zeami in den Systemeinstellungen die Berechtigung für Bildschirmaufnahme, Bedienungshilfen und Eingabeüberwachung erteilt haben. Diese erteilen Sie selbst, und die Aufzeichnung endet, wenn Sie eine davon entziehen. Während die Aufzeichnung läuft, erfasst die Anwendung:

• Anwendungen und Fenster: Anwendungsnamen, Fenstertitel, Seitentitel und Webadressen in Ihrem Browser, mit Start- und Endzeiten und Ihrer Zeitzone.
• Eingabeaktivität: wie viele Klicks und Tastenanschläge erfolgen sowie Scroll- und Mausbewegungen. Nie welche Tasten. Nicht der Text, den Sie tippen.
• Bildschirmfotos: regelmäßige Aufnahmen des Bildschirms. Wir extrahieren den Text darin und erstellen kurze KI-Zusammenfassungen, damit Ihre Aktivität durchsuchbar und einzuordnen ist.
• Kopieren und Einfügen: der Text und die Bilder, die Sie kopieren oder einfügen. Dies ist standardmäßig eingeschaltet; Sie können es jederzeit unter Einstellungen → Privatsphäre abschalten.
• Text von Bildschirmelementen: der sichtbare Text des Bedienelements oder Feldes, mit dem Sie arbeiten, wie ihn die Bedienungshilfen Ihres Betriebssystems melden.
• Inaktivität und Anwesenheit: ob das Gerät aktiv oder inaktiv ist, und ein regelmäßiges Signal, dass die Anwendung läuft, mit Ihrer Betriebssystem- und Anwendungsversion.
• Browser-Profile: für das Browser-Profil, zu dem das gerade genutzte Fenster gehört, dessen Name und angemeldete Adresse sowie die darin installierten Erweiterungen. Profile, die Sie nicht nutzen, werden nicht erfasst.
• Gerät und Ort: eine Gerätekennung, Betriebssystem- und Anwendungsversion; grundlegende Gerätewerte wie Prozessor-, Speicher- und Akkunutzung, ob der Computer im Akkubetrieb läuft und ob die Anwendung zum Selbststart eingerichtet ist; sowie die Stadt und das Land, aus dem Ihre Verbindung zu kommen scheint, ermittelt aus Ihrer IP-Adresse. Ihr genauer Standort wird nie ermittelt.

Bildschirmfotos und die Erfassung von Kopieren und Einfügen können beiläufig alles enthalten, was in diesem Moment auf dem Bildschirm oder in der Zwischenablage ist: Nachrichten, Dokumente, alles Sichtbare. Das unten beschriebene Entfernen verringert, was davon aufbewahrt wird, kann aber nicht alles erfassen, besonders nicht innerhalb von Bildern.

Chat-Funktionen

Zeami hat zwei KI-gestützte Chat-Oberflächen. Ask AI ist ein Chat-Bereich im kleinen Statusfenster auf Ihrem Bildschirm. Chat-Kanäle erlauben es, ein Gespräch in einer externen Anwendung wie Telegram fortzusetzen, und erscheinen nur, wenn die Betreiber Ihrer Organisation dies eingeschaltet haben. Beide sind KI und keine Person und sind entsprechend gekennzeichnet.

Wo Ihre Organisation dies eingeschaltet hat, kann der Assistent in einem Chat-Kanal auch für Sie in verbundenen Konten handeln, etwa eine E-Mail senden oder eine Tabelle aktualisieren. Er erreicht nur Konten, die Sie selbst über die Anmeldung des jeweiligen Anbieters verbinden, und nur im Rahmen der von Ihnen erteilten Zugriffsrechte. Diese Verbindungen werden von unserem Integrationsanbieter Composio abgewickelt.

Besprechungsnotizen

Besprechungsnotizen zeichnen den Ton eines Gesprächs auf und wandeln ihn in ein Transkript und eine kurze Zusammenfassung um. Die Funktion startet nie von selbst. Sie fordern sie für das Gespräch an, das protokolliert werden soll, und die Anwendung sagt Ihnen vorher, was sie tun wird. Während sie läuft, zeigt die Anwendung das an, und sie endet, wenn Sie sie beenden oder wenn das Gespräch endet. Dies ist der einzige Teil von Zeami, der Ihr Mikrofon nutzt. Der Ton, das Transkript und die Zusammenfassung können Sie jederzeit löschen, und sie werden zu denselben Bedingungen aufbewahrt und gelöscht wie alles andere in diesem Hinweis.

Was wir über Ihr Konto erheben

Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als Hashwert gespeichert), Ihre Zeitzone und Ihren Tarifstatus. Wir nehmen für private Konten keine Kartenzahlungen an, daher erheben wir keine Kartennummern und keine Abrechnungsdaten. Wenn Sie an den Support schreiben, bewahren wir diese Korrespondenz auf.

Tarife und Abrechnung

Private Konten sind derzeit kostenlos. Es gibt dafür keinen kostenpflichtigen Tarif, wir erheben keine Zahlungsdaten und es ist kein Zahlungsdienstleister angebunden. Für ein privates Konto kann Ihnen im Produkt daher nichts in Rechnung gestellt werden. Der kostenlose Zugang gehört zu einer frühen Phase und ist nicht dauerhaft. Wenn wir kostenpflichtige Tarife einführen, teilen wir Ihnen dies mindestens 7 Tage vorher mit und erklären, was das für bestehende kostenlose Konten bedeutet. Dazu kann gehören, dass für die weitere Nutzung von Zeami ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich wird. Wir stellen Ihnen niemals etwas in Rechnung, ohne dass Sie zuvor einen Tarif gewählt und dessen Preis zugestimmt haben. Organisationen, die Zeami für ihre Beschäftigten erwerben, werden nach ihrer eigenen Vereinbarung mit uns zu den mit ihnen vereinbarten Bedingungen abgerechnet; dieser Hinweis erfasst das nicht.

Was auf Ihrem Gerät vor dem Hochladen entfernt wird

Zugangsdaten werden immer entfernt: Passwörter, Zugangstoken, API-Schlüssel und ähnliche Geheimnisse, die in Webadressen, Fenstertiteln, Bildschirmtext oder der Zwischenablage gefunden werden.

E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kartennummern und IP-Adressen werden aus denselben Feldern ebenfalls entfernt. Das geschieht auf Ihrem Computer, bevor irgendetwas gespeichert oder hochgeladen wird, und ist standardmäßig eingeschaltet. Sie können es unter Einstellungen, Privatsphäre abschalten, und wir bitten Sie zuvor um eine Bestätigung, weil dann mehr Einzelheiten aufbewahrt werden als in der Voreinstellung, auch Einzelheiten über die Personen, mit denen Sie Kontakt haben. Passwörter und andere Zugangsdaten werden in beiden Fällen entfernt, und das lässt sich nicht abschalten.

Was wir nie erheben

Die Tasten, die Sie tippen (dies ist kein Keylogger), Ihre Kamera und nichts, während die Aufzeichnung angehalten ist oder während eine Anwendung, Website oder ein Stichwort aus Ihren Privacy-Listen im Vordergrund ist. Die Aufzeichnung selbst nutzt nie Ihr Mikrofon. Besprechungsnotizen sind die einzige Funktion, die das tut, und nur, solange Sie sie laufen lassen, wie oben beschrieben.

Die Erfassung pausiert außerdem automatisch und ohne Zutun über gängigen Passwortverwaltungen (1Password, Bitwarden, KeePass, LastPass, Dashlane, NordPass, Enpass, RoboForm, Proton Pass, Keeper), Anwendungen für Zwei-Faktor-Codes und dem Mac-Schlüsselbund. Diese automatische Pause gilt gezielt für Passwortverwaltungen und erstreckt sich nicht standardmäßig auf Bank- oder andere sensible Anwendungen. Wenn Sie diese ebenfalls ausschließen möchten, tragen Sie sie selbst in Ihre unten beschriebenen Privacy-Listen ein.

Privacy-Listen

In den Einstellungen können Sie Anwendungen, Webadressen und Stichwörter auflisten, die nie erfasst werden sollen, jeweils bis zu 200. Einmal gesetzt, folgen Ihnen Ihre Listen auf Ihre anderen Computer, sodass Sie sie nur einmal einrichten müssen.

Wie wir die Daten nutzen

• Um Ihnen Ihre eigene Zeit, Anwendungsnutzung, Arbeitsmuster, Arbeitsabläufe und Berichte zu zeigen.
• KI-Auswertung: um Aktivität in Arbeitsabläufe einzuordnen, Zeit und Kosten zu schätzen und Ask AI sowie Chat-Kanäle zu betreiben. Siehe "KI-Verarbeitung" unten.
• Um den Dienst funktionsfähig und sicher zu halten: Synchronisierung, Fehlersuche, Missbrauchsabwehr und Absturzberichte.
• Um das Produkt zu verbessern, mit anonymisierten Betriebs- und Qualitätsdaten zur KI. Zum Beispiel prüfen wir, ob die Einordnungen der KI zutreffen, anhand von Datensätzen, aus denen persönliche Angaben zuvor entfernt wurden. Dies ist standardmäßig eingeschaltet. Wir führen keine zusammenfassenden Auswertungen über Ihre erfassten Arbeitsinhalte selbst durch.
• Um Ihnen Nachrichten über den Dienst zu senden: Sicherheitshinweise und Produktänderungen. Werbe-E-Mails nur mit Abmeldelink.

Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten, wir geben sie nicht für Werbung weiter, und wir nutzen Ihre identifizierbaren Daten nicht, um eigene KI-Modelle zu trainieren.

KI-Verarbeitung

Die Namen und Gruppierungen von Arbeitsabläufen, die Zusammenfassungen sowie die Zeit- und Kostenschätzungen in Zeami werden von KI erzeugt. Es sind Schätzungen, und sie können falsch sein, auch wenn sie genau wirken. Die Anwendung kennzeichnet KI-erzeugte Inhalte dort, wo sie erscheinen.

Um sie zu erzeugen, werden Ihre Aktivitätsdaten von Google (Gemini) im Auftrag und auf Grundlage eines Vertrages mit uns verarbeitet. Google nutzt sie nicht, um eigene Modelle zu trainieren.

Wir bewahren Kopien von KI-Anfragen und -Antworten auf, um Qualitätsprobleme zu untersuchen. Nichts davon wird nach Ablauf einer Frist gelöscht; siehe "Wie lange wir Daten aufbewahren" unten. Der Ask-AI-Bereich hält Ihre letzten 50 Wortwechsel sichtbar, was eine Grenze für die Anzeige ist und nicht für die Speicherung.

Mit wem wir Daten teilen

Nur mit Dienstleistern, die uns beim Betrieb von Zeami unterstützen, auf Grundlage von Verträgen, die deren Verwendung begrenzen:

• DigitalOcean Spaces - Speicherung und Hosting. Bildschirmfotos und Aktivitätsdaten.
• Google (Gemini) - KI-Verarbeitung. Aktivitätsdaten für Einordnung, Zusammenfassungen, Embeddings, Chat, Websuche und Transkription von Besprechungen.
• Composio - Integrationen, die Sie verbinden, soweit Sie diese aktivieren. Verbindungstoken und die von diesen Integrationen verarbeiteten Daten.
• Resend - E-Mail-Versand. Ihre E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalte.
• Sentry - Absturzberichte. Fehlerberichte, von personenbezogenen Daten bereinigt.
• Telegram, WhatsApp, Slack - Nachrichtenkanäle, die Sie oder Ihre Organisation verbinden. Über sie ausgetauschte Nachrichten unterliegen den Bedingungen der jeweiligen Plattform.

Wir legen Daten außerdem offen, wenn das Gesetz es verlangt (wir sagen es Ihnen, soweit uns das erlaubt ist), sowie im Rahmen einer Verschmelzung oder eines Verkaufs des Unternehmens; in diesem Fall gilt dieser Hinweis für die Daten fort.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren Ihre Daten auf, solange Sie Ihr Konto behalten. Nichts wird nach Ablauf einer Frist gelöscht. Das gilt für jede in diesem Hinweis beschriebene Kategorie, einschließlich Bildschirmfotos, Aktivitätsereignissen, Besprechungsaufzeichnungen und -notizen sowie Protokollen von KI-Anfragen und -Antworten.

Sie können Ihre erfassten Daten jederzeit selbst in der Anwendung löschen; sie werden dann sofort aus den aktiven Systemen entfernt. Wenn Sie uns stattdessen um Löschung bitten oder Ihr Konto schließen, entfernen wir sie innerhalb von 30 Tagen aus den aktiven Systemen. In beiden Fällen können Kopien für weitere 30 Tage in unseren Sicherungskopien verbleiben und laufen danach von selbst ab. Das gilt für alles, was wir aufbewahren, einschließlich Besprechungsaufzeichnungen und -notizen. Wir nutzen Sicherungskopien nur zur Wiederherstellung des Dienstes, und wenn wir je eine zurückspielen, wenden wir jede seither erfolgte Löschung erneut an. Um das Konto ganz zu schließen, schreiben Sie von der im Konto hinterlegten Adresse an support@zeami.io; wir bestätigen, wenn es erledigt ist. Das Löschen des Kontos entfernt alles, auch die Kontodaten, mit Ausnahme dessen, was wir aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen aufbewahren müssen.

Sicherheit

Daten werden über verschlüsselte Verbindungen übertragen. Auf Ihrem eigenen Computer hält Zeami die jüngste Aktivität in einer lokalen Datenbank, bis sie synchronisiert ist; Ihre Anmeldetoken und der Einstellungsspeicher sind dort verschlüsselt, die Aktivitätsdatenbank nicht. Auf unserer Seite liegen Bildschirmfotos und Aktivitätsdaten in zugriffsgeschütztem Speicher in Frankfurt am Main, und Zugangs- sowie Verbindungstoken sind verschlüsselt. Sicherungskopien sind verschlüsselt und werden getrennt von den aktiven Systemen aufbewahrt. Der Zugriff im Unternehmen ist auf Personen beschränkt, die ihn zum Betrieb des Dienstes benötigen. Kein System ist vollständig sicher; wenn eine Verletzung Ihre Daten betrifft, informieren wir Sie und die Behörden, wie das Gesetz es verlangt.

Ihre Einstellungen und Rechte

In der Anwendung, jederzeit: die Aufzeichnung anhalten oder beenden, Anwendungen, Websites und Stichwörter in Ihre Privacy-Listen aufnehmen, sodass sie nie erfasst werden, die Erfassung von Kopieren und Einfügen abschalten, das Entfernen von E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kartennummern und IP-Adressen abschalten und Ihre erfassten Daten löschen.

Signale auf Browser-Ebene wie Global Privacy Control oder Do Not Track werten wir derzeit nicht aus.

Unabhängig von Ihrer Region können Sie von uns Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen oder der Verarbeitung widersprechen, indem Sie an support@zeami.io schreiben oder die Anwendung nutzen.

Kinder

Zeami richtet sich nicht an Kinder. Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um ein privates Konto zu erstellen. Wenn wir erfahren, dass wir Daten einer Person unter 18 Jahren gespeichert haben, löschen wir diese.

Änderungen dieses Hinweises

Wir veröffentlichen Änderungen hier mit neuem Datum und neuer Fassung. Wenn eine Änderung Ihre Rechte spürbar einschränkt oder erweitert, was wir erheben, teilen wir Ihnen das vor dem Wirksamwerden in der Anwendung oder per E-Mail mit.

Kontakt

Zeami · support@zeami.io